Rückseite der Heilmittelverordnung dokumentieren

Ziel

Du dokumentierst die Rückseite der Heilmittelverordnung vollständig und nachvollziehbar. So sind Behandlung, Unterschriften, Abweichungen und Abrechnungsdaten sauber erfasst. Diese Anleitung gilt für die Physiotherapie.

Voraussetzungen

• Die Rückseite der Heilmittelverordnung liegt vor.
• Die Behandlung wurde durchgeführt oder soll für die Abrechnung abgeschlossen werden.
• Korrekturen werden vor Einreichen zur Abrechnung getätigt

Schritt-für-Schritt

Ich dokumentiere eine Behandlung auf der Rückseite der VO

1. Trage das Behandlungsdatum ein.
2. Trage die erhaltene Maßnahme ein. Nutze bei Bedarf die passende Abkürzung aus der Tabelle.
3. Trage den Leistungserbringer (Therapeut) ein.
4. Lasse den Patienten in der Spalte Unterschrift des Versicherten unterschreiben.
5. Dokumentiere einen durchgeführten Hausbesuch bei der jeweiligen Behandlung.
   (Fehlt die Angabe „Hausbesuch“ und sollte von der Ärztin oder dem Arzt nachträglich bestätigt ein Hausbesuch durchgeführt werden, kann die Änderung bzw. Ergänzung der Verordnung auch noch nach erfolgter Abrechnung erfolgen und eine Nachberechnung bei dem Kostenträger eingereicht werden.)

Tabelle: Abkürzungen aus dem Heilmittelkatalog Stand Juni 2026

Abkürzungen dokumentieren
Wenn du eine Abkürzung verwenden möchtest, schreibe sie in alle Zeilen und versehe sie mit einem Marker (z.B. Sternchen *).

Beispiele:

• alle Zeilen: HB* - anschließend unter allen Zeilen einmal: “*HB = Hausbesuch”
• alle Zeilen: Fango* - anschließend unter allen Zeilen einmal: "*Fango = Warmpackung Fango"

Besonderheit: Heilmittelkombination D1

Bei D1 müssen in der ersten Zeile mindestens 3 Heilmittel stehen:

• 2 vorrangige Heilmittel
• 1 ergänzendes Heilmittel

Die Heilmittel müssen mindestens einmal ausgeschrieben werden. Es reicht nicht aus, in den Zeilen nur D1 zu dokumentieren.

Ich prüfe, ob alle Unterschriften vorhanden sind

1. Prüfe jede dokumentierte Behandlung.
2. Achte auf eine eigene Unterschrift pro Behandlungsdatum.
3. Prüfe die Spalte Unterschrift des Versicherten.

Der Patient kann nicht selbst unterschreiben

1. Lasse eine bevollmächtigte Person unterschreiben.
2. Dokumentiere die Vertretung einmalig.
3. Nutze zum Beispiel i. A. Pflegekraft oder i. A. Eltern.

Ich erfasse die Abrechnungsdaten der Praxis

1. Trage nach Abschluss der Verordnung die Rechnungsnummer ein.
2. Trage das IK des Leistungserbringers ein.
3. Trage die Belegnummer ein.
   ODER
4. Klebe das Taxierungslabel auf die Rückseite. Auf dem Label stehen ebenfalls Rechnungs- und Belegnummer, sowie die IK.
5. Die Korrektur der IK sind ausschließlich auf der Rückseite vorzunehmen. Nachträgliche Korrekturen sind gemäß Ziffer 4 Absatz 5 möglich (Anlage 3a („Notwendige Angaben auf der Heilmittelverordnung“).

Die Behandlung wird vorzeitig beendet

1. Trage den Behandlungsabbruch mit Datum ein.
2. Dokumentiere den Grund.
3. Nutze zum Beispiel auf Wunsch des Patienten oder Patient verstorben.

Die Behandlung weicht von der verordneten Frequenz ab

1. Kreuze Abweichung von der Frequenz an.
2. Vermerke den Grund zwischen den betroffenen Daten.
3. Nutze F für Ferien.
4. Nutze U für Urlaub.
5. Nutze K für krank.

Die Behandlung soll von Gruppe auf Einzeltherapie oder umgekehrt geändert werden

1. Prüfe, welche Änderung vorliegt.
2. Hole bei einer Änderung von Einzeltherapie auf Gruppentherapie das Einvernehmen mit dem Arzt ein.
3. Informiere bei einer Änderung von Gruppentherapie auf Einzeltherapie den Arzt.
4. Dokumentiere die Änderung auf der Rückseite der VO mit "LE", dem Änderungsdatum und dem Kreuz.
5. Begründe die Änderung auf der Rückseite.

Ein verordnetes ergänzendes Heilmittel wurde nicht erbracht

1. Dokumentiere auf der Rückseite z.B.:
   1. HB fand nicht statt.
   2. Patient kam in die Praxis.

Ich schließe die Verordnung für die Abrechnung ab

1. Prüfe die Angaben auf der Rückseite.
2. Trage unten Stempel/Unterschrift des Leistungserbringers ein.

Häufige Fragen

Muss der Patient jedes Behandlungsdatum unterschreiben?
Ja. Für jedes Behandlungsdatum muss eine eigene Unterschrift in der Spalte Unterschrift des Versicherten vorhanden sein.

Was mache ich, wenn der Patient nicht selbst unterschreiben kann?
Eine bevollmächtigte Person kann unterschreiben. Die Vertretung wird einmalig dokumentiert, zum Beispiel mit i. A. Pflegekraft oder i. A. Eltern.

Muss ich bei einer Abweichung von der Frequenz Rücksprache mit dem Arzt halten?
Nein. Kreuze Abweichung von der Frequenz an und dokumentiere den Grund zwischen den betroffenen Daten.

Welche Kürzel nutze ich bei einer Frequenzabweichung?
Nutze F für Ferien, U für Urlaub und K für krank.

Was dokumentiere ich, wenn ein Hausbesuch nicht stattgefunden hat?
Dokumentiere den tatsächlichen Verlauf auf der Rückseite, zum Beispiel HB fand nicht statt oder Patient kam in die Praxis.

Muss das Feld Leistungserbringer immer ausgefüllt werden?
Nein. In der Physiotherapie ist Leistungserbringer kein Pflichtfeld.

Muss das IK auf der Rückseite stehen?
Das IK des Leistungserbringers muss für die Physiotherapie auf der Rückseite stehen.