Vorlaufzeit für den Vertragslauf in SMART.VO einstellen
Ziel
Du stellst in SMART.VO eine Vorlaufzeit für den Vertragslauf ein.
Damit kannst du Verträge bereits vor ihrem regulären Abrechnungszeitpunkt berücksichtigen. Das ist beispielsweise vor Feiertagen oder zum Jahreswechsel sinnvoll.
Voraussetzungen
- Zugriff auf Programmeinstellungen > Abrechnung
- Zugriff auf den Vertragslauf
- Die Datumsfelder Letzte Rechnung (bis) und Beginn sind in den Verträgen gepflegt.
Schritt-für-Schritt
Vorlaufzeit berechnen
- Lege das Datum fest, an dem du den Vertragslauf durchführen möchtest.
- Bestimme den letzten Tag, bis zu dem noch nicht abgerechnete Verträge berücksichtigt werden sollen.
- Berechne die Differenz zwischen beiden Daten in Tagen.
- Erhöhe das Ergebnis um 1 Tag.
Beispiel: Vertragslauf zum Jahreswechsel
| Angabe | Wert |
|---|---|
| Datum des Vertragslaufs | 17.12. |
| Verträge berücksichtigen bis | 01.01. |
| Differenz | 16 Tage |
| Zusätzlich | 1 Tag |
| Einzustellende Vorlaufzeit | 17 Tage |
Vorlaufzeit in SMART.VO einstellen
- Öffne SMART.VO.
- Wechsle zu Programmeinstellungen.
- Öffne den Bereich Abrechnung.
- Trage die berechnete Anzahl an Tagen als Vorlaufzeit für den Vertragsvorlauf ein.
Vertragslauf durchführen
- Öffne den Vertragslauf.
- Führe den Vertragslauf mit der eingestellten Vorlaufzeit durch.
- Prüfe, ob die gewünschten Verträge berücksichtigt wurden.
Für die Berücksichtigung sind diese Datumsfelder entscheidend:
- **Letzte Rechnung (bis)😗* Bei bereits laufenden Verträgen
- Beginn: Bei neu beginnenden Verträgen
Verträge werden berücksichtigt, wenn das relevante Datum innerhalb des festgelegten Zeitraums liegt.
Häufige Fragen
Warum sollte ich beim Vertragslauf eine Vorlaufzeit einstellen?
Damit du fällige und in Kürze fällige Verträge bereits vor ihrem regulären Abrechnungszeitpunkt berücksichtigen kannst.
Wann ist eine Vorlaufzeit sinnvoll?
Besonders vor Feiertagen oder zum Jahreswechsel, wenn du einen Vertragslauf früher durchführen möchtest.
Wo stelle ich die Vorlaufzeit ein?
Unter Programmeinstellungen > Abrechnung.
Warum muss ich zur berechneten Differenz einen Tag addieren?
Damit sowohl der Tag des Vertragslaufs als auch der letzte einzubeziehende Tag mitgezählt werden.
Welche Vorlaufzeit benötige ich für einen Vertragslauf am 17.12. bis einschließlich 01.01.?
Du stellst 17 Tage ein.
Welche Datumsfelder bestimmen, ob ein Vertrag berücksichtigt wird?
Bei laufenden Verträgen ist Letzte Rechnung (bis) relevant. Bei neu beginnenden Verträgen ist es Beginn.
Welche Verträge werden durch die Vorlaufzeit berücksichtigt?
Verträge, deren relevantes Datum zwischen dem Tag des Vertragslaufs und dem festgelegten letzten Tag liegt.