Gesundheitskarte oder Verordnung einlesen – was ist bei Neu- und Bestandskunden sinnvoll?

Kurz erklärt

Wenn ein Patient in deine Praxis kommt, kannst du seine Gesundheitskarte und seine Verordnung in SMART.VO einlesen. Beide enthalten Patientendaten, erfüllen aber unterschiedliche Aufgaben.

• Gesundheitskarte: Du übernimmst die gespeicherten Patienten- und Versicherungsdaten in deine Praxissoftware.
• Verordnung: Du erfasst die Informationen zur verordneten Behandlung und die darauf angegebenen Patientendaten.

Welcher Weg sinnvoll ist, hängt davon ab, ob der Patient bereits in deiner Praxissoftware angelegt ist und welche Daten du benötigst.

Grundlagen

Was bringt das Einlesen der Gesundheitskarte?

Die elektronische Gesundheitskarte (eGK) enthält unter anderem:

• Name und Geburtsdatum
• Anschrift
• Krankenversichertennummer
• Krankenkasse und Versicherungsangaben

Deine Vorteile:

• Du musst die Stammdaten nicht von Hand eingeben.
• Du vermeidest mögliche Übertragungsfehler.
• Du kannst bei Bestandskunden vorhandene Patientendaten durch erneutes Einlesen aktualisieren.

Wichtig: Die auf der Karte gespeicherten Daten sind nicht zwangsläufig aktuell. Ein Online-Abgleich mit der Krankenkasse erfolgt nur, wenn das entsprechende Verfahren unterstützt und genutzt wird.

Was bringt das Einlesen der Verordnung?

Eine Heilmittelverordnung enthält neben den Patienten- und Versicherungsangaben auch behandlungsrelevante Informationen:

• Verordnender Arzt
• Diagnose und Diagnosegruppe
• Verordnete Heilmittel
• Anzahl der Behandlungseinheiten und Therapiefrequenz, sofern angegeben
• Ausstellungsdatum und weitere Verordnungsangaben

Deine Vorteile:

• Du kannst die Angaben der Verordnung in SMART.VO übernehmen.
• Du sparst dir die manuelle Eingabe der erkannten Informationen.
• Du reduzierst mögliche Übertragungsfehler.

Wichtig: Das Einlesen einer Verordnung legt nicht automatisch einen neuen Patienten an. Außerdem solltest du die erkannten Angaben auf Vollständigkeit und Richtigkeit prüfen.

Regeln/Beispiele

1. Neukunde – Gesundheitskarte und Verordnung vorhanden

Die Patientin kommt zum ersten Mal in deine Praxis und bringt beide Dokumente mit.

Empfehlung:

• Lies die Gesundheitskarte ein, um die Patientenstammdaten zu übernehmen.
• Lege die Patientin in SMART.VO an.
• Scanne die Verordnung, um die Behandlungsdaten zu erfassen.
• Vergleiche die Patienten- und Versicherungsdaten beider Dokumente.

Warum ist das sinnvoll?

Du vermeidest die manuelle Eingabe der Stammdaten. Gleichzeitig kannst du die Angaben auf der Verordnung mit den Daten der Gesundheitskarte vergleichen.

2. Neukunde – nur Verordnung vorhanden

Die Patientin kommt mit einer Heilmittelverordnung, hat aber ihre Gesundheitskarte nicht dabei.

Empfehlung:

• Erfasse die Verordnung per Scan.
• Lege die Patientin separat in SMART.VO an.
• Nutze die Angaben der Verordnung für die benötigten Patientendaten.
• Prüfe die erfassten Angaben.

Warum ist das sinnvoll?

Die Verordnung enthält bereits viele Informationen, die du für die Patientenerfassung und Behandlung benötigst. Du musst nicht allein für die erstmalige Erfassung auf die Gesundheitskarte warten.

3. Neukunde – nur Gesundheitskarte vorhanden

Die Patientin möchte sich in deiner Praxis anmelden, hat aber noch keine Verordnung dabei.

Empfehlung:

• Lies die Gesundheitskarte ein.
• Übernimm die Stammdaten in die Patientenverwaltung.
• Erfasse die Verordnung, sobald sie vorliegt.

Warum ist das sinnvoll?

Du kannst die Patientin bereits ohne manuelle Eingabe ihrer Stammdaten anlegen. Für die Behandlung auf Grundlage einer ärztlichen Heilmittelverordnung benötigst du zusätzlich die gültige Verordnung.

4. Bestandskunde – Gesundheitskarte und neue Verordnung vorhanden

Die Patientin ist bereits in SMART.VO angelegt und bringt eine neue Verordnung mit.

Empfehlung:

• Wähle die vorhandene Patientin aus.
• Scanne die neue Verordnung.
• Vergleiche die Angaben mit den gespeicherten Patientendaten.
• Lies die Gesundheitskarte zusätzlich ein, wenn du die Stammdaten aktualisieren oder abgleichen möchtest.

Warum ist das sinnvoll?

Die Patientendaten sind bereits vorhanden. Du musst sie nicht jedes Mal neu erfassen. Das zusätzliche Einlesen der Gesundheitskarte ist besonders dann hilfreich, wenn sich persönliche oder versicherungsbezogene Angaben geändert haben.

5. Bestandskunde – nur neue Verordnung vorhanden

Die Patientin bringt eine neue Verordnung mit, aber keine Gesundheitskarte.

Empfehlung:

• Scanne die neue Verordnung.
• Prüfe die Angaben auf Abweichungen zu den gespeicherten Daten.

Warum ist das sinnvoll?

Du kannst die neue Verordnung dem bestehenden Patienten zuordnen. Ein zusätzlicher Kartenscan ist für die reine Verordnungserfassung nicht erforderlich.

6. Bestandskunde – nur Gesundheitskarte vorhanden

Die Patientin hat keine neue Verordnung dabei. Du möchtest ihre vorhandenen Stammdaten prüfen oder aktualisieren.

Empfehlung:

• Öffne den bestehenden Patientendatensatz.
• Lies die Gesundheitskarte erneut ein.
• Prüfe die aktualisierten Angaben.

Warum ist das sinnvoll?

Durch das erneute Einlesen werden die vorhandenen Daten in SMART.VO aktualisiert. Das kann beispielsweise nach einem Umzug oder einer Namensänderung hilfreich sein.

7. Sonderfall – Gesundheitskarte und Verordnung enthalten unterschiedliche Angaben

Die gespeicherten Daten, die Gesundheitskarte und die Verordnung stimmen nicht überein.

Mögliche Gründe sind:

• Umzug oder Namensänderung
• Wechsel der Krankenkasse
• Veraltete Angaben auf einem Dokument
• Fehler bei der Datenerfassung

Empfehlung:

• Vergleiche die abweichenden Angaben.
• Kläre, welche Daten für die Patientenverwaltung richtig sind.
• Prüfe bei einem Krankenkassenwechsel den zuständigen Kostenträger.
• Überschreibe die Angaben der Verordnung nicht ungeprüft mit den Kartendaten.

Wichtig: Für die Heilmittelabrechnung sind die Angaben der jeweils vorliegenden Verordnung maßgeblich. Abweichungen müssen gegebenenfalls vor der Abrechnung geklärt werden.

Häufige Fragen

Muss ich bei jedem Besuch die Gesundheitskarte neu einlesen?
Nein. Für die Erfassung einer neuen Verordnung bei einem Bestandskunden ist das nicht grundsätzlich erforderlich. Ein erneutes Einlesen ist sinnvoll, wenn du gespeicherte Stammdaten aktualisieren oder überprüfen möchtest.

Reicht es bei einem Neukunden, nur die Verordnung einzuscannen?
Du kannst die Angaben der Verordnung für die Erfassung nutzen. Der Patient wird durch den Verordnungsscan aber nicht automatisch neu angelegt.

Sind die Daten auf der Gesundheitskarte immer aktuell?
Nein. Die auf dem Chip gespeicherten Daten können veraltet sein. Ein Online-Abgleich mit der Krankenkasse über das Versichertenstammdatenmanagement (VSDM) kann aktuelle Änderungen erkennen. Dafür müssen die technischen Voraussetzungen erfüllt sein.

Muss ich die Gesundheitskarte zusätzlich scannen, wenn ich schon die Verordnung eingescannt habe?
Nicht grundsätzlich. Der zusätzliche Kartenscan ist vor allem dann sinnvoll, wenn du Patientenstammdaten übernehmen, aktualisieren oder mit den Angaben der Verordnung vergleichen möchtest.

Was mache ich, wenn auf der Verordnung eine andere Krankenkasse steht als auf der Gesundheitskarte?
Prüfe, ob ein Krankenkassenwechsel vorliegt und welcher Kostenträger für die Verordnung zuständig ist. Ändere die Verordnungsangaben nicht ungeprüft.