Patientenvorschläge der smarten Warteliste gewichten

Ziel

• Lege fest, wie SMART.VO Patientenvorschläge in der smarten Warteliste bewertet.
• Passe die Gewichtung von expliziten und impliziten Vorschlägen an.
• Konfiguriere die Kriterien für die Terminvergabe.

Voraussetzungen

• Zugriff auf die Programmeinstellungen
• Alle Kriterien der smarten Warteliste sind ausgewählt.

Einrichtung

1. Öffne die Programmeinstellungen.
2. Wähle den Reiter Terminplaner.
3. Öffne den Bereich Warteliste.
4. Prüfe unter Kriterien, ob alle Kriterien ausgewählt sind.
5. Passe die Gewichtung über die entsprechenden Schieberegler an.

Einstellungen

Explizite und implizite Vorschläge

Die smarte Warteliste unterscheidet zwei Arten von Patientenvorschlägen:

• Explizit: Der Patient wurde ausdrücklich auf die Warteliste gesetzt. Seine Terminwünsche sind in den Patientenstammdaten hinterlegt.
• Implizit: SMART.VO ermittelt zusätzliche Patientenvorschläge anhand vorhandener Termininformationen. Dazu gehören Patienten mit offenen Terminen, die nicht ausdrücklich auf der Warteliste stehen.

Faktoren und Verringerungen

Die Regler funktionieren unterschiedlich:

• Faktoren: Je weiter rechts der Regler steht, desto höher wird das Kriterium gewichtet.
• Verringerungen: Je weiter rechts der Regler steht, desto geringer ist die Verringerung. Ganz rechts ist sie deaktiviert.

Faktor: explizit

• Gewichtet Patienten, die ausdrücklich auf die Warteliste gesetzt wurden.
• Je weiter rechts der Regler steht, desto höher ist die Gewichtung.
• Empfehlung: Stelle den Regler weit nach rechts, um explizite Wartelistenwünsche bevorzugt zu berücksichtigen.

Faktor: historische Termine

• Berücksichtigt Patienten mit offenen Terminen, die nicht ausdrücklich auf der Warteliste stehen.
• SMART.VO ermittelt diese Vorschläge unter anderem anhand vergangener gebuchter Termine.
• Je weiter rechts der Regler steht, desto höher ist die Gewichtung.
• Empfehlung: Stelle den Regler ungefähr in die Mitte.
• So erhalten explizite Wartelistenwünsche eine höhere Gewichtung als historische Termine.
• Schiebe den Regler ganz nach links, wenn du diese zusätzlichen Vorschläge nicht nutzen möchtest.

Verringerung: anderer Therapeut

• Berücksichtigt, ob Patienten auch bei einem anderen Therapeuten vorgeschlagen werden können.
• Links: Die Verringerung ist aktiviert.
• Rechts: Die Verringerung ist deaktiviert.
• Empfehlung: Stelle den Regler nach rechts, wenn nur die in den Patientenstammdaten vorgesehenen Therapeuten berücksichtigt werden sollen.

Verringerung: Terminverschiebung

• Berücksichtigt Patienten, deren Termine bereits für einen späteren Zeitpunkt geplant sind.
• Beispiel: Ein Patient hat einen Termin im Dezember. Heute wird ein früherer Termin frei.
• Der Patient kann für den früheren Termin vorgeschlagen werden.
• Stelle den Regler nach rechts, wenn du diese Verringerung deaktivieren möchtest.

Verringerung: Gleicher Tag

• Berücksichtigt Patienten, die am selben Tag bereits eine Behandlung haben.
• Beispiel: Ein Patient hat abends einen Termin. Am Nachmittag wird ein Termin frei.
• Der Patient kann für den früheren Termin vorgeschlagen werden.
• Stelle den Regler nach rechts, wenn du diese Verringerung deaktivieren möchtest.

Verringerung: Dauer überschritten

• Berücksichtigt Behandlungen, deren Dauer größer als der freie Zeitraum ist.
• Beispiel: Eine Behandlung dauert 25 Minuten. Im Kalender sind nur 20 Minuten frei.
• Mit Toleranz Dauer (min): 5 kann der Zeitraum trotzdem vorgeschlagen werden.
• Wenn du keine Überschreitung möchtest, stelle den Regler nach rechts.
• Trage zusätzlich unter Toleranz Dauer (min) den Wert 0 ein.

Verringerung: Privatpatient ohne Termin

• Berücksichtigt Privatpatienten, die möglicherweise noch einen Termin buchen würden.
• Stelle den Regler nach rechts, wenn du diese Verringerung deaktivieren möchtest.

Vorschläge

• Begrenzt die Anzahl der Patientenvorschläge pro freiem Zeitraum.
• Beispiel: Bei 5 werden maximal fünf Patienten vorgeschlagen.
• Eine Begrenzung erleichtert die Übersicht bei vielen wartenden Patienten.

Maximale Tage im Voraus

• Legt fest, wie weit im Voraus Patientenvorschläge berücksichtigt werden.
• 7 Tage: Voreingestellter Wert.
• 30 Tage: Mögliche Erweiterung des Zeitraums.

Keine Folgevorschläge bei Absagen

• Bei einer Terminabsage kann SMART.VO automatisch fragen, ob Patienten aus der Warteliste vorgeschlagen werden sollen.
• Aktiviere Keine Folgevorschläge bei Absagen, wenn du diese Nachfrage nicht möchtest.

Behandlungsabstände ignorieren

• Bei aktivierter Einstellung prüft SMART.VO Frequenzen und Unterbrechungen nicht vorab.
• Termine werden ohne diese Prüfung vorgeschlagen.

Hinweise

• Faktoren und Verringerungen reagieren unterschiedlich auf die Reglerposition.
• Die Gewichtung beeinflusst die Priorität der Patientenvorschläge.
• Wenn du ausschließlich ausdrücklich hinterlegte Wartelistenwünsche nutzen möchtest, kannst du die Gewichtung historischer Termine deaktivieren.

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Patienten zur smarten Warteliste hinzufügen und Verfügbarkeiten festlegen

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen expliziten und impliziten Vorschlägen?

• Explizit: Der Patient wurde ausdrücklich zur Warteliste hinzugefügt.
• Implizit: SMART.VO ermittelt zusätzliche Vorschläge aus vorhandenen Termininformationen.

Warum werden Patienten vorgeschlagen, die nicht auf der Warteliste stehen?

• Der Faktor: historische Termine berücksichtigt auch Patienten mit offenen Terminen ohne ausdrücklichen Wartelisteneintrag.

Wie gebe ich expliziten Wartelistenwünschen Vorrang?

• Stelle Faktor: explizit weit nach rechts.
• Stelle Faktor: historische Termine ungefähr in die Mitte.

Wie verhindere ich Vorschläge bei anderen Therapeuten?

• Stelle Verringerung: anderer Therapeut nach rechts.
• Damit deaktivierst du diese Verringerung.

Was bedeutet Toleranz Dauer (min)?

• Die Einstellung erlaubt Vorschläge, obwohl die Behandlung länger als der freie Zeitraum dauert.
• Beispiel: Bei 5 Minuten Toleranz kann eine Behandlung von 25 Minuten für einen freien Zeitraum von 20 Minuten vorgeschlagen werden.

Wie begrenze ich die Anzahl der Patientenvorschläge?

• Lege unter Vorschläge die maximale Anzahl fest.
• Beispielsweise 5 Vorschläge pro freiem Zeitraum.

Wie verhindere ich automatische Wartelistenvorschläge nach Terminabsagen?

• Aktiviere Keine Folgevorschläge bei Absagen.