Änderungen an Verordnungen: Was die Praxis selbst ändern darf

Kurz erklärt

Änderungen und Ergänzungen auf einer Heilmittelverordnung sind nur unter bestimmten Voraussetzungen möglich. Je nach Angabe brauchst du eine erneute Arztunterschrift, das Einvernehmen mit dem Arzt oder musst den Arzt lediglich informieren.

Änderungen im Auftrag sind nicht möglich.

Grundlagen

Es gibt drei Arten von Änderungen:

• Mit erneuter Arztunterschrift: Der Arzt muss die Änderung mit seiner Unterschrift und dem Datum bestätigen.
• Im Einvernehmen mit dem Arzt: Du musst die Änderung mit dem Arzt abstimmen und entsprechend dokumentieren. Eine erneute Arztunterschrift ist nicht erforderlich.
• Nach Information an den Arzt: Du informierst den Arzt über die Änderung. Eine erneute Unterschrift ist nicht erforderlich.

Regeln/Beispiele

1. Änderungen mit erneuter Arztunterschrift

Folgende Änderungen erfordern eine erneute Arztunterschrift mit Datumsangabe:

• Personalienfeld: Angaben fehlen, sind unvollständig oder unplausibel.
• Hausbesuch: Die Angabe wird auf „ja“ geändert.
• Dringlicher Behandlungsbedarf: Die Kennzeichnung wird ergänzt.
• Anzahl der Behandlungseinheiten: Die Angabe fehlt.
• Heilmittel: Das Heilmittel fehlt oder ist für die Diagnosegruppe nicht verordnungsfähig.
• Diagnosegruppe: Die Angabe wird korrigiert.
• Behandlungsrelevante Diagnosen: Die Diagnose wird geändert oder ergänzt.

Weitere Vorgaben:

• Arztunterschrift und Arztstempel: Fehlende oder fehlerhafte Angaben darf ausschließlich die Arztpraxis korrigieren.
• Ausstellungsdatum: Bei einer Änderung muss zusätzlich ein zweites Datum als Änderungsdatum auf der Verordnung stehen.
• ICD-10-Code: Erforderliche Korrekturen müssen vor Beginn der Behandlung erfolgen.
• Arztstempel und Arztunterschrift: Erforderliche Ergänzungen müssen vor Beginn der Behandlung erfolgen.

2. Änderungen im Einvernehmen mit dem Arzt

Folgende Angaben darfst du nach Rücksprache mit dem Arzt ändern:

• Therapiebericht
• Einzel- auf Gruppentherapie: Wechsel der Behandlungsform
• Ergänzende Angaben zum Heilmittel, sofern zulässig
• Therapiefrequenz: Änderung der Frequenz oder Angabe einer Frequenzspanne (entfällt bei Ernährungstherapie)
• Leitsymptomatik: Änderung der buchstabencodierten Angabe oder des Klartexts
• Telemedizinische Leistungen: Änderung eines ärztlich festgelegten Ausschlusses
• Doppelbehandlung: Änderung oder Ergänzung im Einvernehmen mit dem Arzt

Beachte bei der Dokumentation:

• Einzel- auf Gruppentherapie: Dokumentiere die Änderung nach Rücksprache mit dem Arzt auf der Rückseite der Verordnung. Ergänze das entsprechende Kreuz, den Änderungsgrund, das Datum und „LE“.
• Doppelbehandlung: Dokumentiere die Änderung auf der Vorderseite im Feld „Heilmittel nach Maßgabe des Heilmittelkataloges“. Ergänze Datum, Unterschrift und „LE“.
• Telemedizinische Leistungen: Die Änderung muss vor Einreichung der Abrechnung erfolgen.

Bei einer zu hohen Anzahl an Terminen pro Woche ist eine Rücksprache mit dem Arzt erforderlich.

3. Änderungen nach Information an den Arzt

Folgende Änderungen sind nach Information an den Arzt möglich:

• Heilmittelbereich
• Anzahl der Behandlungseinheiten: Korrektur bei Überschreitung der zulässigen Höchstmenge je Verordnung
• Gruppen- auf Einzeltherapie: Änderung der Behandlungsform

Eine erneute Arztunterschrift ist dafür nicht erforderlich.

4. Besondere Regeln für einzelne Verordnungsfelder

• BSRN / LANR: Fehlen die Angaben im Verordnungskopf, darfst du sie aus dem Arztstempel übernehmen, wenn sie dort eindeutig erkennbar sind. Dokumentiere die Ergänzung auf der Vorderseite mit Datum, Unterschrift und „LE“.
• Status / Zuzahlung: Fehlt die Statusangabe, gilt grundsätzlich Zuzahlungspflicht. Liegt für den Leistungszeitpunkt eine gültige Befreiungsbescheinigung der zuständigen Krankenkasse vor, musst du diese berücksichtigen und beilegen.
• Diagnosegruppe: „WS2“ ist veraltet. Die korrekte Diagnosegruppe lautet „WS“.
• Doppelbehandlung: Doppelbehandlungen dürfen nur durchgeführt werden, wenn sie ärztlich verordnet sind. Eine Ergänzung ist durch den Arzt oder im Einvernehmen mit ihm möglich.
• IK des Leistungserbringers: Trage die IK bei Physiotherapie ausschließlich auf der Rückseite ein. Auch Korrekturen und Ergänzungen erfolgen dort.
• **Manuelle Lymphdrainage (MLD)😗* Ist nur „MLD“ verordnet, muss das ICD-10-Stadium angegeben sein. Der Therapeut bestimmt die Therapiezeit anhand des Befundes und ergänzt beispielsweise MLD-30, MLD-45 oder MLD-60 auf der Vorderseite im Heilmittel-Feld.
• Logopädie: Fehlt eine Minutenangabe, gelten 30 Minuten als verordnet.

5. Fristen und Korrekturen nach der Abrechnung

Grundsätzlich müssen Korrekturen und Ergänzungen vor Einreichung der Abrechnung erfolgen.

Für Physiotherapie gelten bei ausdrücklich zugelassenen nachträglichen Korrekturen folgende Regeln:

• Die Krankenkasse setzt eine fehlerhafte Verordnung zunächst ab.
• Der Leistungserbringer erhält einmalig die Möglichkeit zur Korrektur.
• Die Krankenkasse stellt eine Kopie der Originalverordnung und die Begründung der Absetzung bereit.
• Die Korrektur muss innerhalb von 3 Monaten eingereicht werden.
• Erfolgt keine fristgerechte Korrektur, bleibt die Absetzung bestehen.
• Die Verordnung kann anschließend nicht erneut zur Abrechnung eingereicht werden.

Ausnahme beim Hausbesuch:

• Fehlt die Angabe „Hausbesuch“, kann eine ärztlich bestätigte Ergänzung auch nach erfolgter Abrechnung möglich sein.

6. Korrekturen per Fax oder verschlüsselter E-Mail

• Korrekturen und Ergänzungen können zwischen Leistungserbringer und Arzt per Fax oder verschlüsselter E-Mail erfolgen.
• Das reine Faxdatum reicht nicht als Änderungsdatum aus.
• Nimmt der Arzt eine Änderung vor, muss er diese mit erneuter Unterschrift und Datumsangabe neben der korrigierten Angabe bestätigen.

Häufige Fragen

Muss der Arzt jede Änderung auf der Verordnung erneut unterschreiben?

Nein. Je nach Angabe reicht das Einvernehmen mit dem Arzt oder eine Information an den Arzt aus.

Darf ich die Therapiefrequenz selbst ändern?

Ja, im Einvernehmen mit dem Arzt. Die Änderung muss entsprechend dokumentiert werden. Für Ernährungstherapie gilt diese Regel nicht.

Darf ich eine Doppelbehandlung nachträglich ergänzen?

Ja, wenn die Änderung im Einvernehmen mit dem Arzt erfolgt. Dokumentiere sie auf der Vorderseite im Heilmittel-Feld mit Datum, Unterschrift und „LE“. Doppelbehandlungen dürfen nur ärztlich verordnet erbracht werden.

Reicht das Faxdatum als Änderungsdatum aus?

Nein. Das Faxdatum ersetzt nicht die erforderliche Datumsangabe zur Änderung auf der Verordnung.

Kann ich eine Verordnung nach der Abrechnung noch korrigieren?

Nur in ausdrücklich zugelassenen Ausnahmefällen. Bei Physiotherapie erhältst du bei einer entsprechenden Absetzung einmalig die Möglichkeit, die Korrektur innerhalb von 3 Monaten einzureichen.